学院办公室是学院外事工作的归口管理部门。根据国家法律、上级和学院有关规定，代表学院管理、指导或直接组织实施我院各项对外活动，主要包括对外交往和交流、来访接待、因公出国、合作办学、对外宣传、外教管理及来华留学生教育等。为了更好地做好的外事工作，现依据国家外事工作管理规范，特对主要外事工作事项制订以下管理规定：
一、对外接待来访与交流事项
1.学院办公室为全院外事接待的主管部门，各系（部）如有国外组织或机构正式来访、考察、举办各类交流活动和学术研讨会等，须由各系（部）负责人提前1-2周书面上报院办公室，详细说明来访机构的背景和活动的具体方案，经办公室审核后报送学院主管领导批准。
2.国外（境外）外交人员或新闻工作者正式来访，一般需得到上级外事部门的正式通知及安排，否则任何部门及个人不得擅自接待。此类人员如要求来访，联系部门及人员须提前3－4周书面上报院办公室，院办公室应及时报请学院领导和上级主管部门审批。
3.各系（部）对外交流活动和友好人士非正式来访，各系（部）应将其接待时间和方案提前上报院办公室和保卫部门备案。
4.校际来访应由院办公室负责并会同有关部门组织好接待工作，接待预案应报请主管院长审议。对以各系（部）为主的来访，各主要接待部门要认真做好接待准备工作，并将接待预案报院办公室备案，院办公室协助各系（部）安排来访事宜，并根据需要通知有关领导和部门做好相应接待准备工作。
5.接待工作完成后，有关部门应及时进行总结并写出简报上报院办公室，院办公室要做好学校对外交流活动记录，并将有关记录、简报或形成的正式文件归档备案。
二、因公出国管理事项
1.学院因公出国（境）事项的安排，主要是结合学院教学、科研、管理工作和人才培养的需要，以解决学院对外开放中的重要问题，促进学院国际化特色为目的，根据学院发展战略，有计划地进行安排。
2.各部门确因工作需要安排人员因公出国（境）也应制定计划，每年初向办公室上报出访计划，院办公室汇总后报主管院长，经主管院长审核，市外事办审批后，方可纳入学院因公派出计划。部门如有特殊或紧急情况需出国（境），应提供有关文件及证明材料经院长审批。
3.对列入计划的因公出国（境）团组，院办公室需提前与国外（境外）联系好出访日程及接待方案，并请接待方发出正式邀请函，按规定程序办理各项出国（出境）手续，并协助因公出国（境）团组做好各项准备工作。
4.院办公室应对各因公出国（境）人员进行外事教育，说明出访任务、外事纪律、应注意的事项以及需要的准备工作，努力提高出访成效，确保出访人员安全。
5.因公出国（境）人员应严格执行出访计划，不得擅自更改出访路线、日程安排和活动内容。在国（境）外应随时与学院办公室保持联系，遇特殊情况及时请示汇报，并服从学院的决定。
6.各因公出国（境）团组归国后要及时向院办公室汇报出访情况，交回因公护照，并写出出访总结或简报上报院办公室备案，如有与接待单位签署的协议，应及时将复印件报院办公室备案，原件报送学院档案室存档。
三、聘用外教或专家
1.聘用外教或专家是一项政策性很强的外事管理工作，应由院党委根据外事要求统一组织运作和管理，各部门不得擅自制定政策聘用外教。
各聘用外教的部门，应于每年 10月上报下一年度的外教需求计划，由院办公室汇总审核，经学院批准后上报市外办。
2.各聘用外教的部门，可选择合适的聘用人选，并将其身份和资质材料交院办公室进行初步审核。院办公室会同相关部门按有关规定与聘用人员洽谈好工作任务、工作和生活条件以及相关待遇，并签订合同，按照市外办的要求，提供拟聘外教的材料，并由院办公室办理邀请及签证申请手续。
3.外教来校后，用人部门应及时将其有关材料上报院办公室，由院办公室负责办理专家证、居留证、保险及其它所需手续和证件。
4.对外教的管理和工作评估，由聘用部门在相关部门的指导下，按有关外教管理制度进行。对外教的服务工作，由后勤部门负责。外教的待遇按有关规定执行。
5.院办公室应指定专人负责学院聘请外教的管理工作，各聘用单位应指定合作教师配合院办公室做好聘用外教的管理工作。合作办学机构聘用的外教，由该机构指定专人在院办公室领导下按规定做好外教管理工作。
6.聘用外教是一项高成本投入的组织行为，各部门聘用外教应进行充分论证，核算聘用外教的投入与产出，科学评价使用外教的预期成果。聘用外教部门应尽可能提高外教聘用效率，减少聘用数量，降低投入成本。
四、对外合作办学事项
1.根据学院发展的要求，积极探讨多种形式的合作办学，以促进学院的发展与国际接轨，合作办学方向要符合学院发展战略和规划，选择项目要适合学院发展需要。在学院统筹规划下，各教学部门均可积极探讨。
2.有关部门对各合作办学项目应进行认真考察。包括考察合作方的资质、社会背景、办学状况、社会地位及影响、办学理念、办学质量和办学实力等，同时对项目的效益及操作的可行性进行评估。
3.有关部门对合作办学方案应进行认真斟酌，方案应符合国家《中外合作办学管理条例》及《实施办法》的要求，同时又要尽可能使我院能较多受益，合作方案应经过学院充分讨论并履行一定审议程序方可确定，方案确定后方可与对方签订协议，以学院名义合作的项目应由院长签署合作协议。
